CÓDIGO DE ÉTICA- SARLAFT

En Seguridad Berna S.A.S., en adelante “Seguridad Berna” entendemos que la confianza es el pilar fundamental sobre el cual se construye nuestra relación con clientes, aliados estratégicos, la comunidad y las autoridades. Nuestro prestigio y sostenibilidad dependen de la integridad con la que actuamos en cada decisión y de la firme convicción de hacer siempre lo correcto.

El presente Código de Ética SARLAFT recoge los principios, valores y normas de conducta que orientan nuestro quehacer diario, con el propósito de prevenir y mitigar los riesgos asociados al Lavado de Activos (LA) y la Financiación del Terrorismo (FT). Este Código refuerza nuestro compromiso con la transparencia, la legalidad y la cultura de cumplimiento basada en riesgos, alineándonos no solo con la normativa vigente en Colombia, sino también con los más altos estándares internacionales. En consecuencia, este documento es de obligatorio cumplimiento para:

 

  • Todos los empleados, directivos y contratistas.

  • Proveedores y terceros que actúen en nombre de Seguridad Berna.

De esta forma, reafirmamos nuestro compromiso con la ética empresarial, la responsabilidad social y la construcción de un entorno seguro, íntegro y confiable para todos nuestros grupos de interés.

VALORES CORPORATIVOS

En Seguridad Berna S.A.S., nuestros valores corporativos son la base de cada decisión, acción y relación que construimos. Ellos reflejan quiénes somos y el compromiso que asumimos frente a nuestros clientes, aliados, autoridades y la sociedad en general:

  • Integridad: Actuar siempre con honestidad y rectitud, incluso cuando nadie nos observa.

  • Cumplimiento: Respetar de manera estricta la ley, las regulaciones SARLAFT y las políticas internas de la compañía.

  • Confidencialidad: Custodiar con responsabilidad la información de clientes, operaciones y procedimientos, evitando su uso indebido.

  • Transparencia: Mantener una gestión clara y abierta, absteniéndonos de participar en actividades que oculten el origen, destino o propósito de los fondos.

  • Colaboración: Fomentar el trabajo conjunto y brindar apoyo irrestricto al Oficial de Cumplimiento y a las autoridades competentes en la prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

CUMPLIMIENTO SARLAFT

En Seguridad Berna adoptamos una política estricta y contundente de tolerancia cero frente a cualquier acto de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y/o Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM). Este compromiso es inquebrantable y constituye uno de los pilares fundamentales de nuestra cultura organizacional.

Para garantizar la efectividad de nuestro Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), implementamos prácticas alineadas con las mejores regulaciones nacionales e internacionales y principalmente a la CIRCULAR EXTERNA No. 20240000245 DEL 14 DE FEBRERO DE 2024 (SARLAFT 2.0), modificaciones pertinentes y demás normas aplicables.

Nuestro enfoque comprende:

  • Debida diligencia integral (KYC/KYB): verificamos rigurosamente a clientes, proveedores, aliados estratégicos y empleados, asegurando que nuestras relaciones comerciales y laborales se realicen con contrapartes legítimas, confiables y transparentes.

  • Monitoreo constante: utilizamos herramientas tecnológicas y sistemas de alertas tempranas para identificar, prevenir y mitigar operaciones inusuales o sospechosas.

  • Reportes oportunos: cumplimos con la obligación de reportar de manera inmediata y precisa cualquier Operación Sospechosa (ROS) a la UIAF, contribuyendo activamente a la protección del sistema financiero y de seguridad del país.

  • Actualización permanente: nuestro SARLAFT se revisa y ajusta de forma continua, atendiendo a cambios normativos, regulatorios y de tipologías de riesgo emergentes.

Adicionalmente, en Seguridad Berna aplicamos la metodología de las Tres Líneas de Defensa, la cual fortalece nuestro sistema de control interno:

  1. Primera línea: los responsables directos de los procesos, quienes deben cumplir con las políticas y procedimientos establecidos.

  2. Segunda línea: el área de cumplimiento y gestión de riesgos, que supervisa, asesora y refuerza el cumplimiento normativo.

  3. Tercera línea: auditoría interna y entes de control, que evalúan de forma independiente la eficacia del SARLAFT.

Conscientes de que la prevención del LA/FT/FPADM exige preparación y compromiso, contamos con un programa de capacitación continua (training), dirigido tanto a empleados nuevos como a todo el personal en general, el cual garantiza que cada miembro de la organización esté sensibilizado, actualizado y entrenado en la detección y prevención de riesgos asociados.

De esta manera, Seguridad Berna ratifica su responsabilidad ética, legal y social, consolidando una cultura corporativa donde el cumplimiento no es una opción, sino un deber innegociable.

CONDUCTAS ESPERADAS ✅

Todos los colaboradores de la organización deberán observar de manera estricta las siguientes conductas, enmarcadas dentro de la normativa SARLAFT y de los valores éticos de la entidad:

  • Cumplir íntegramente los procedimientos, políticas y controles SARLAFT en cada una de las etapas del servicio o proceso asignado.

  • Verificar con diligencia la identidad de los clientes, contrapartes y beneficiarios finales antes de establecer o mantener relaciones comerciales.

  • Analizar de forma razonable el propósito, la justificación económica y la naturaleza de cada operación o relación contractual.

  • Revisar y validar que las transacciones y operaciones correspondan con el perfil económico, financiero y transaccional previamente definido para el cliente.

  • Reportar de manera inmediata, completa y veraz cualquier operación inusual o sospechosa al Oficial de Cumplimiento, siguiendo los canales internos establecidos.

  • Mantener la confidencialidad absoluta sobre investigaciones internas y externas, evitando divulgar información a personas no autorizadas.

  • Actualizar y mantener la documentación y registros de los clientes conforme a las exigencias regulatorias y a las políticas internas.

  • Participar activamente en los programas de capacitación y actualización en materia de prevención de LA/FT/FPADM, aplicando el conocimiento adquirido en su gestión diaria.

  • Colaborar con las autoridades competentes y con el Oficial de Cumplimiento cuando sea requerido, suministrando información clara, completa y dentro de los plazos establecidos.

CONDUCTAS PROHIBIDAS ❌

Queda estrictamente prohibido a todos los colaboradores, sin excepción:

  • Omitir, alterar o manipular información relevante durante los procesos de vinculación, monitoreo o actualización de clientes.

  • Alterar, destruir, falsificar o permitir la falsificación de documentos, registros o soportes relacionados con la operación de la entidad.

  • Facilitar, de manera consciente o inconsciente, el ingreso, circulación o utilización de fondos de origen ilícito o relacionados con actividades criminales.

  • Comunicar o advertir a clientes, proveedores, contrapartes o terceros que están siendo objeto de análisis, reporte o investigación (“tipping off”).

  • Recibir, entregar o manejar pagos en efectivo o transferencias de fondos por fuera de los canales, límites y procedimientos autorizados por la organización.

  • Utilizar las herramientas, sistemas o canales de la entidad para encubrir, facilitar o promover operaciones ilícitas o contrarias a las normas SARLAFT.

  • Negarse a colaborar en procesos de verificación, monitoreo, auditoría interna o externa relacionados con la prevención del LA/FT/FPADM.

CANALES DE REPORTE

  • Todos los colaboradores deben informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento cualquier situación que pueda constituir un riesgo o indicio de LA/FT.

  • Los reportes deben realizarse por los canales oficiales internos, garantizando la confidencialidad y la protección al informante. La Política LA/FT determinará la políticas de Protección al Denunciante

  • Como mínimo, los colaboradores podrán acudir a los siguientes canales de reporte:

  • Su superior jerárquico.

  • El área de Recursos Humanos.

  • El Oficial de Cumplimiento.

  • La Línea Ética: etica@seguridadberna.com.

  • La Política LA/FT desarrollará con mayor profundidad los canales de reporte, pero en todo caso, se evaluará el cumplimiento de los anteriores.

  • Ante operaciones sospechosas, el Oficial de Cumplimiento evaluará la información recibida y, si es procedente, emitirá el ROS (Reporte de Operación Sospechosa) a la UIAF.

RESPONSABILIDADES

  • El modelo de Tres Líneas de Defensa de Seguridad Berna establece las responsabilidades diferenciadas de acuerdo con el rol de cada colaborador, garantizando la eficacia del Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT (SARLAFT).Primera Línea de Defensa: Colaboradores y Gerentes
    • Directivos y Gerentes:
      • Liderar con el ejemplo y promover la cultura de cumplimiento SARLAFT.
      • Garantizar y promover que sus equipos reciban capacitación periódica y la apliquen en sus funciones.
      • Asegurar la correcta implementación de controles internos y la detección temprana de riesgos.
    • Todos los empleados:
      • Conocer y aplicar este Código de Ética SARLAFT.
      • Cumplir estrictamente los procedimientos y políticas internas.
      • Participar activamente en las capacitaciones de cumplimiento.
      • Reportar de forma inmediata cualquier operación inusual o sospechosa.
    Segunda Línea de Defensa: Oficial de Cumplimiento
    • Recibir y analizar los reportes enviados por colaboradores, supervisores o canales habilitados.
    • Evaluar la información y, de ser procedente, emitir el Reporte de Operación Sospechosa (ROS) a la UIAF.
    • Supervisar el cumplimiento normativo y reforzar la cultura organizacional de ética y prevención.
    Tercera Línea de Defensa: Auditoría Interna y Alta Dirección
    • Revisar la efectividad de los controles implementados y del rol del Oficial de Cumplimiento.
    • Garantizar la independencia en la evaluación del SARLAFT.
    • Elevar los hallazgos y recomendaciones a la Alta Dirección y Junta Directiva.

SANCIONES

Cualquier conducta contraria a este Código o a las normas SARLAFT se considerará una falta grave y podrá generar:

  • Llamados de atención.

  • Sanciones disciplinarias conforme al Reglamento Interno de Trabajo.

  • Terminación unilateral del contrato laboral o comercial.

  • Denuncias ante las autoridades competentes si existen indicios de conducta delictiva.

En el caso de proveedores, contratistas o clientes, el Oficial de Cumplimiento emitirá recomendaciones respecto a la continuidad de la relación comercial, y el Gerente General tomará la decisión final con base en el análisis y en lo aquí establecido.

Nota: Será causa suficiente de terminación unilateral cualquier acto que genere un riesgo LAFT/PADM para la compañía.

COMPROMISO

En Seguridad Berna reafirmamos que ningún negocio es tan importante como para comprometer nuestra integridad, reputación y cumplimiento legal. Respetar este Código de Ética SARLAFT no solo protege a la empresa, sino también a nuestros empleados, clientes, aliados estratégicos y a la sociedad en general.

“La seguridad comienza con la transparencia y se fortalece con la ética.”